Wat doet een secretaris? 
Er zijn twee soorten secretaristaken: taken die een secretaris moet doen en taken waarvan het logisch is dat een secretaris ze doet.

Taken die een secretaris moet doen

  • Beheren ledenadministratie (hier krijgt behalve de secretaris niemand van het bestuur toegang toe). 
  • Hier hoort ook bij om op verzoek van mensen die het nodig te hebben hier gegevens uit te delen, zoals bellijsten.
  • Bewaken AVG (privacywetgeving). Een secretaris bewaakt dat wij ons aan de AVG houden. In essentie zijn er twee belangrijke AVG punten waar een secretaris zich bewust van moet zijn:
  • Mensen mogen alleen gegevens als ze die nodig hebben. Dus gegevens mogen niet met meer mensen dan nodig worden gedeeld en gegevens die niet nodig zijn moeten niet worden gedeeld (bij een bellijst zijn adressen bijvoorbeeld niet nodig).
  • Wanneer mensen klaar zijn met de ledengegevens moeten die weer vernietigd worden.
  • Doorgeven functies. Wanneer er nieuwe bestuursleden etc. bijkomen of mensen stoppen moet de secretaris dat doorgeven aan de landelijke ledenadministratie.
  • Bewaken dat we ons aan de statuten houden. Vooral relevant om te weten wat de regels zijn omtrent stemming, zodat we ons daar op ALVs (algemene ledenvergaderingen) aan houden.
  • Eens in de vier jaar: verantwoordelijkheid over het inleveren van de lijst voor de gemeenteraadsverkiezingen. Maar dat speelt dus pas over drie jaar weer.
  • Uitnodigen ALVs (en eventueel referenda). Andere mails kunnen ook door de DMM (digitale media medewerker) gestuurd worden, maar alleen de secretaris kan mails sturen naar alle leden.
  • Bijhouden archief. 
  • Oude notulen en agenda’s.
  • Stukken gemeenteraadsverkiezingen (bewilligings- en integriteitsverklaringen van de kandidaten).
  • Geheimhoudingsverklaringen.

Taken die logisch zijn dat een secretaris ze doet

  • Beheer van emailadressen. Je maakt en beheert forwarders en emailaccounts. Dit zou ook kunnen worden overgedragen aan een ander bestuurslid.
  • Notuleren.
  • Maken van agenda’s, al dan niet in samenwerking met de voorzitter.
  • Versturen mails in samenwerking met DMM. Zoals hierboven genoemd zijn er een paar mails waarvan de secretaris die moet sturen, de overige mails kunnen door zowel de secretaris als de DMM worden gestuurd

Geïnteresseerd?

Mail dan naar een korte motivatie naar bestuur@groenlinksdelft.nl